Comment les paiements électroniques ont-ils tué la comptabilité ?

La gestion des paiements d’une entreprise ou d’un indépendant peut à elle seule réduire le temps passé par votre fiduciaire lors de la saisie de votre comptabilité. C’est un processus gagnant-gagnant (win-win).

Dernièrement nous vous expliquions comment digitaliser vos notes de frais et vous faisions part du changement TVA, au 1er janvier 2018, concernant les justificatifs électroniques. Nous vous proposons de moderniser dans cet article, la procédure de vos paiements et leur comptabilisation.

Si nous vous disions que notre fiduciaire est capable de vous dispenser, à presque 85% de tenir votre comptabilité en gérant simplement par vous-même vos encaissements et vos paiements, le croiriez-vous ? Ceci est pourtant possible. La gestion de votre activité au jour le jour va générer directement l’essentiel de votre comptabilité, sans qu’aucune intelligence artificielle ne soit nécessaire.

Grâce à un partenariat de presque 20 ans avec la société Epsitec SA et la sortie de leurs derniers produits Crésus Cloud, notre fiduciaire a mis sur pied un système de gestion (“workflow”) vous permettant à la fois de gérer votre activité normalement, tout en vous aidant à extraire les informations nécessaires pour l’établissement de votre comptabilité, avec la supervision d’un expert fiduciaire diplômé.

De plus, notre procédé permet la digitalisation de votre comptabilité et des justificatifs comptables qui la constituent, pour être directement archivés selon les règles suisses applicables. Fini l’archivage papier et l’espace de stockage consommé par 10 ans d’accumulation de pièces comptables.

Vous n’avez nullement besoin de comprendre la comptabilité ou la fiscalité pour profiter de notre système.

Comment cette gestion des paiements et encaissements fonctionne-t-elle ?

Le déroulement de la saisie comptable s’effectue ainsi, pour une comptabilité à l’encaissement :

  1. Réception d’une facture par poste ou par e-mail,
  2. Saisie de cette facture dans le programme de gestion des paiements ou dans l’e-banking,
  3. Libération du paiement,
  4. Réception de l’avis de débit (courrier ou e-mail) et classement de la facture payée,
  5. Transmission des paiements effectués à la fiduciaire,
  6. Saisie des écritures comptables des paiements effectués sous point 4.

Un schéma identique est également applicable pour les factures émises. Il suffit de quelques adaptations.

Avec notre manière de travailler, il n’est plus nécessaire de transmettre vos classeurs comptables à notre fiduciaire, la majorité de vos données viennent à nous, de manière sécurisée, tout en restant en Suisse !

Un autre intérêt du système consiste à ce que le travail se fasse de manière de plus en plus efficiente au fur et à mesure du temps, malgré l’absence de ‘deep learning’ (apprentissage profond) au sens strict.

La solution que nous vous proposons évitera des travaux à double et donc des coûts superflus. Elle ne nous laissera que les travaux vous apportant une forte valeur ajoutée tels que les décomptes de TVA, la gestion des salaires, le bouclement des comptes, la préparation de l’annexe aux comptes, la déclaration fiscale ; ces tâches qui en cas d’erreurs peuvent coûter cher en rappel d’impôts ou rattrapage de charges sociales, par exemple.

Vous êtes intéressé par les produits Crésus Cloud et leurs intégrations dans vos processus ? Vous souhaitez plus d’informations sur la manière dont votre fiduciaire et Crésus Cloud s’intègrent dans votre travail ? Il ne vous reste plus qu’à prendre contact avec votre conseil en matière de comptabilité numérique et de gestion des paiements à Genève.

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