Comptabilité numérique et archivage – Ce qu’il faut savoir

La comptabilité digitale ou numérique est très à la mode actuellement, mais digitaliser sa comptabilité ne veut pas dire être en règle avec la loi, notamment après le bouclement comptable, lors de l’archivage.

Ces derniers temps, nous voyons beaucoup d’offres indiquant qu’une simple photographie ou numérisation (scan) de factures suffit à faire votre comptabilité.

“Notre solution XYZ est la possibilité de pouvoir photographier et envoyer simplement ses documents au sein d’une seule et même application.”

La possibilité de saisir votre comptabilité par l’intermédiaire d’un smartphone ou d’un document électronique est parfaitement exacte. Nous avons d’ailleurs des solutions numériques à ce sujet. En revanche, la saisie électronique en utilisant un smartphone ou des documents électroniques ne l’est pas pour l’archivage de vos documents électroniques et leur conservation dans le temps.

La comptabilité et sa justification ne s’arrêtent pas à la saisie, mais va bien au-delà. Lors d’un contrôle fiscal, il faut pouvoir présenter des documents comptables ayant une force probante, en matière de TVA ou d’impôts cantonaux et fédéraux, par exemple.

En effet, le droit comptable énonce que les comptes doivent être conservés durant 10 ans, après la fin de l’exercice comptable, sur support papier, électronique ou sous toutes formes équivalentes, pour autant que le lien avec la transaction et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f alinéa 3 du Code des Obligations).

Pas moins de 9 versions différentes de fichiers PDF sont sorties, entre 1993 et 2009, avec des problèmes de comptabilité plus ou moins grands entre les versions de ces documents. Cette problématique s’applique aussi aux fichiers JPG, TIFF, PNG, … Vous pouvez en conclure que ce qui est valable aujourd’hui, ne le sera pas forcément dans 10 ou 20 ans.

Par ailleurs, l’Olico (Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes), complétant la partie sur le droit comptable du Code des Obligations, pose les règles de l’archivage des comptes. Parmi ces règles nous trouvons notamment le besoin d’établir un règlement sur la tenue de la comptabilité et la conservation des documents (archivage), la mise en place d’un règlement pour la transformation de documents (papier vers numérique ou numérique vers papier, avec des exceptions, par exemple avec les papiers douaniers), le respect du principe de régularité, si les livres de comptes sont tenus par un moyen électronique, …

Avant le 1er janvier 2018, la TVA refusait simplement le transfert de documents électroniques vers le papier, à des fins de preuves en matière de déductibilité de l’impôt préalable. Cela a changé avec l’abrogation de l’Oeidi, comme nous le mentionnions dans notre article sur les notes de frais.

Nous espérons vous avoir démontré par ces quelques lignes l’ampleur du problème, ainsi que l’importance d’un bon accompagnement et encadrement, si vous désirez passer le cap pour vous lancer dans une comptabilité et un archivage numériques.

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