Notre monde bascule actuellement du tout papier au tout numérique. Les notes de frais digitales vont progressivement remplacer les traditionnelles notes de frais papier. Qu’est-ce que cela implique et quels sont les points à ne pas manquer pour réussir cette transition ?
Origine du traitement des notes de frais
Avant, l’introduction du nouveau certificat de salaire (NCS), au 1er janvier 2007, les employeurs n’avaient pas de réelles obligations en matière de certificat de salaires. Les frais remboursés, réels ou forfaitaires, n’apparaissaient pas la plupart du temps sur les certificats de salaires.
Dès, l’introduction du NCS, les frais forfaitaires se sont retrouvés strictement encadrés et les frais effectifs considérablement réduits. Pour obtenir des dérogations à ces règles, il était nécessaire de demander l’aval du canton où était fiscalisée la société, afin d’obtenir un « ruling » de frais ou si l’on avait pas la taille suffisante pour édicter un règlement interne pour les dépenses, il fallait « prendre directement contact avec les taxateurs compétents dans le cadre de la procédure de taxation pour convenir avec eux d’un mode de déclaration simplifiée des allocations pour frais« . La conférence Suisse des impôts avaient édicté la circulaire numéro 25 du 18 janvier 2008 !
Heureusement pour Genève, certaines institutions, dont FIDUCIAIRE|SUISSE (ex-Union Suisse des Fiduciaires), ont collaboré pour mettre en place un règlement de frais standard, validé par les autorités fiscales du canton de Genève, afin de faciliter le travail des entreprises. C’est ce règlement qui est souvent appliqué pour gérer les remboursements de frais.
Technique du remboursement des dépenses
Les étapes à suivre dans le processus d’établissement et de remboursement des notes de frais sont les suivantes :
- rédaction de la note de frais par l’employé,
- ajout des justificatifs pour le remboursement des frais (quittances, factures, …)
- signature de la note de frais par l’employé,
- transmission des documents des points 1 à 3 à la personne chargée de la vérification de la note de frais. Dans le cas où il n’y aurait pas d’autre personne dans l’entreprise, il est d’usage de faire appel à son expert comptable.
- si tout est en ordre, le vérificateur signe lui aussi la note de frais, pour marquer son contrôle et son approbation, puis rembourse les frais. Si des frais ne sont pas conformes, ils sont alors refusés et le processus reprend au point 1 ci-dessus, lors de la prochaine échéance périodique de présentation des frais.
- les frais sont ensuite comptabilisés et archivés pour une période minimum de 10 ans.
Les multiples signatures précédemment citées marquent la validation des frais et leur justification commerciale, mais aussi engage la responsabilité du signataire.
Note de frais papier ou note de frais numérique ?
Nous vous résumons ci-dessous les points essentiels rattachés à chaque type de documents liés à une demande de défraiement.
Note de frais papier
Le papier a comme avantage :
- Il est facile de collecter et d’établir une note de frais, avec ou sans ordinateur.
- La signature attestant de la justification commerciale des débours remis peut se faire directement sur la note de frais qui sera ensuite transmise pour vérification.
- La note de frais comptabilisée peut directement être archivée pour sa durée légale de conservation.
Le papier a comme désavantage :
- Les opérations de paiement et de comptabilisation se font de manière manuelle.
- Il prend beaucoup de place lors de son archivage.
Note de frais numérique
Depuis, le 1er janvier 2018, la loi sur la taxe à la valeur ajoutée (LTVA) a changé, en abrogeant l’Ordonnance du DFF concernant les données et informations électroniques (OeIDI), et reconnait les justificatifs digitaux au même titre que les justificatifs papier. La justification des documents digitaux est beaucoup moins formelle, mais un PDF simple n’est pas reconnu comme étant une archive valable.
Le numérique a comme avantage :
- On peut établir et justifier une note de frais, avec un programme adapté, grâce à son smartphone.
- Le processus de contrôle et de validation est intégré dans le programme de gestion des frais numériques que nous proposons « worklfow » (processus de travail),
- Le remboursement et la comptabilisation de la note de frais peuvent être automatisés, après validation.
Le numérique a comme désavantage :
- Il faut convertir les quittances et les factures « papier » au format digital.
- L’archivage des notes de frais nécessite un traitement particulier pour respecter les normes fiscales, dont la TVA, l’Olico et les autres normes comptables. De plus les archives doivent pouvoir être consultables en tout temps.
Conclusion
Les deux formes de notes de frais ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il faut simplement choisir la méthode qui vous convient le mieux, et si possible vous faire accompagner dans ce processus organisationnel. Nous maîtrisons aussi bien le papier que le digital et pouvons vous proposer des solutions vous permettant d’établir et d’intégrer vos notes de frais dans votre fonctionnement administratif et comptable, le tout en optimisant votre temps de travail.
Une mise en place conforme au droit, avec un règlement de frais adapté, des processus de contrôles internes, permettront de vous garantir un archivage selon la loi, ainsi qu’une juste application des lois fiscales (TVA, impôts directs, …) et surtout des contrôles fiscaux sans conséquence majeure.